Las 10 consultas más frecuentes al departamento de IT

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Hoy 26 de julio se celebra el “Día Mundial del Administrador IT” y aunque su papel ha evolucionado mucho en los últimos tiempos, una de las funciones del departamento de tecnología sigue siendo, al estilo de lo que veíamos en la serie “The IT crowd”, la del tradicional administrador de sistemas y su equipo que da soporte a los usuarios de la empresa. El desarrollador TeamViewer, que fabrica algunas de las soluciones más populares para dar soporte remoto a los usuarios de una organización, ha recopilado las que asegura son todavía las principales consultas que sus expertos del servicio de asistencia reciben a diario.

La recopilación de estas consultas más habituales la ha realizado el propio equipo de TeamViewer, aunque refleja con mucho acierto el tipo de incidencias y tareas que deben afrontar los responsables de los departamentos de tecnología de cualquier empresa de tamaño medio. Por supuesto, el equipo IT de la empresa explica que se encarga de muchas más tareasque pasan desapercibidas para la mayoría de los compañeros de oficina, por ejemplo, el trabajo de infraestructura y el mantenimiento de redes, teléfonos, servidores, servicios o almacenamiento.” […] “Hacemos todo esto para mantener las operaciones en marcha y aumentar la productividad de nuestros colegas”. Según la compañía, las 10 principales consultas que ha recibido su servicio de asistencia técnica en 2019 han sido las siguientes:

1.- Mi cuenta está bloqueada / No puedo iniciar sesión

Como trabajador, un momento de gran estrés es cuando intentas iniciar sesión, introduces de forma incorrecta tres veces la contraseña y se te bloquea la sesión. Además, si a esto le sumas que tu reunión empieza en 5 minutos, los nervios aumentan todavía más. En ese momento, un restablecimiento rápido de la contraseña por parte del servicio de administración de sistemas es lo único que te puede salvar. ¿La causa más común de escribir de manera incorrecta las contraseñas? Tener la tecla de mayúscula activada.

2.- La pantalla en negro incluso cuando enciende el monitor

Lo primero que hay que preguntarse es: ¿está realmente encendida la pantalla? Si la respuesta es sí, en este momento el equipo de IT inicia la búsqueda críptica de trazas. A menudo, un cable defectuoso o un enchufe suelto es la razón del mal funcionamiento. Un reemplazo de hardware puede solucionar el problema rápidamente.

3.- ¿Por qué no puedo instalar el software X?

Todo el mundo se ha enfrentado a este situación. Ese software enigmático que se instala fácilmente en casa, pero que simplemente no se puede instalar en el trabajo. Muchos trabajadores se preguntan por qué ocurre esto. El principal motivo está relacionado con los derechos de acceso necesarios, las directrices de seguridad…Pero lo que es servicio de IT deben de aclarar a los empleados es que simplemente no se pueden instalar todos los programas que tiene en su PC de casa en un PC de trabajo sin consulta previa.

Una vez aclarados estos detalles, se puede realizar rápidamente una instalación remota. O tal vez el administrador de TI tiene un software mejor que nos puede recomendar.

4.- Mi ordenador va muy lento ¿Podría ir más rápido?

Muchas compañías tienen un ciclo de reemplazo de sus hardware. Sin embargo, hay algunos casos especiales que requieren de una solicitud previa para que se lleve a cabo el procedimiento. En este sentido, lo primero que se debe hacer es examinar el sistema y saber la causa del problema porque en muchas ocasiones se puede solucionar de forma sencilla. Una causa muy frecuente por la la que los ordenadores se ralentizan puede ser porque al iniciarse el ordenador algún programa se ejecute automáticamente en un segundo plano. Ante esto, hacer una limpieza o desinstalar aplicaciones que ya no utilicemos puede ser de gran ayuda.

5.- Necesito acceso al sistema X

Lo más común es que después de esta petición los expertos quieran saber para qué lo necesitas. Es muy frecuente que por razones de seguridad y de protección de datos, el acceso a determinados sistemas, servicios o ubicaciones de almacenamiento sólo pueda concederse a determinados empleados. Por ello, el acceso de nuevos usuarios debe ser discutido y concedido por la autoridad responsable.

6.- Estoy a punto de tener una presentación en la sala de reuniones y no sé cómo funciona el equipo

Este tipo de situaciones son muy frecuentes en el día a día de los profesionales de IT. Para poder ser más eficaces y ágiles en la solución del problema se les debe concretar cuál es la incidencia en concreto. De eso modo, no perderán tiempo en encontrarla y se centrarán en dar con la solución en el menor tiempo posible.

7.- Hay un compañero nuevo en la oficina y necesitamos la ayuda de IT

Una de las tareas más comunes que debe realizar el departamento de IT es facilitar el equipo técnico y el acceso para los nuevos empleados. Aunque en un primer momento esta solicitud puede parecer sencilla, sería difícil realizarla sin detalles básicos como, el nombre y el cargo del nuevo empleado en la empresa. Toda esta información tiene que ser entregada a IT para que el hardware, la cuenta del usuario, y el acceso al sistema y al servicio se puedan configurar de acuerdo con las pautas de acceso. A partir de aquí ¡todo estaría listo para el primer día de trabajo!

8.- Necesito el dispositivo X para una cita con un cliente. ¿Dónde lo consigo?

A veces es necesario un determinado teléfono móvil o un ordenador portátil con software especial para llevar a cabo las conversaciones con los clientes. El servicio de IT nos puede ofrecer la solución, pero lo que hay que tener en cuenta es avisarles con antelación para que nos consigan la solución a tiempo.

9.- ¡Ayuda! ¡La impresora, el programa X o el dispositivo Y ya no funcionan!

Normalmente entre compañeros podemos echarnos una mano y ayudarnos a resolver un problema más rápidamente. Lo más común es hacer una captura de pantalla del mensaje que informa del error o realizar una breve descripción de lo que hiciste antes de que ocurriera el error. Estos son los puntos más importantes que necesita la administración de IT. Toda esta información les permite ahorrar tiempo y poder resolver el problema más rápidamente.

10.- Necesito cambiar mi equipo de ubicación.. ¿Cómo lo hago?

El envío de este tipo de solicitudes al departamento de IT es muy oportuno porque garantiza que la mudanza se desarrolle con la mayor fluidez posible. Esto significa que nuestros compañeros de sistemas tienen que aclarar los detalles de la mudanza y asegurarse de que el hardware necesario está disponible, que todas las conexiones y accesos al sistema están funcionando y que los usuarios han sido introducidos correctamente para que todo funcione bien en la fecha prevista. Para que el departamento de IT sea ese “operador sin problemas” que se asegura de que haya poca o ninguna interrupción de la actividad del negocio en cuestión, debería de realizarse las grandes mudanzas fuera del horario de oficina, ya sea en el turno de noche o durante el fin de semana.

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Periodista especializado con más de 18 años de experiencia en tecnología. He sido director de publicaciones como Macworld (dedicada al mundo Apple) o TechStyle (dedicada a electrónica de consumo) y después he trabajado con TICbeat.com como responsable de desarrollo de producto. Actualmente trabajo como Chief Content Officer en GlobbTV.

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