1.- Crea tus presentaciones en equipo: más rápido y con menos errores
La autoría en tiempo real se expande a PowerPoint
Una de las funcionalidades que son clave para la colaboración en las pequeñas y medianas empresas consiste en que varias personas puedan trabajar de manera simultánea en un documento. Esta edición colaborativa permite que la creación y revisión sean mucho más rápidas.
En Office 2016 ya se introdujo la edición colaborativa y simultánea entre varios usuarios en Word sobre plataforma Windows y ahora, Office 365 añade más posibilidades de colaboración con la edición simultánea en PowerPoint en plataforma Windows. De este modo, varios usuarios pueden editar una misma presentación al tiempo y ver en tiempo real los cambios que realizan sus compañeros. Eso significa que mientras tú creas una diapositiva, otro usuario puede retocar el diseño o añadir elementos, lo que reduce drásticamente los tiempos de edición y revisión.
La coautoría en tiempo real está actualmente disponible en PowerPoint en su versión móvil para tabletas Windows, y ahora llega a los ordenadores con Windows y Office 365. De momento, esta función está en fase de pruebas y accesible a los miembros del programa de pruebas gratuito Windows Insider.
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2.- Usa Outlook para llevar los archivos vinculados a la nube y compartirlos
Haz que tus documentos lleguen sólo a quién tú quieres
El programa de correo Outlook ya permite vincular un documento que esté en la nube a un mensaje para hacerlo llegar a otros sin que efectivamente éste tenga que llegar en el mensaje, lo que hace que se transmita más rápido y que no haya peligro de bloquear el buzón del receptor.
Sin embargo, a partir de ahora podrás transformar de manera sencilla un archivo vinculado tradicional en un documento compartido directamente desde Outlook. Tan sólo tienes que guardar el documento en tu disco OneDrive desde el propio Outlook o añadirlo a tu biblioteca de documentos como parte de un grupo de Office 365. Después, puedes especificar permisos para los receptores del e-mail. Esta funcionalidad está disponible en la versión web de Outlook y también en Outlook para ordenadores Windows para todos los suscriptores de Office 365.
3.- Mantente al tanto de los cambios en los documentos compartidos con las notificaciones móviles
Da transparencia a tus documentos compartidos y recibe notificaciones cuando alguien los comparte o edita
Office 365 introduce notificaciones móviles en documentos Word, Excel y PowerPoint, de manera que puedes controlar la actividad de estos documentos compartidos desde tu tableta o smartphone, bien sean Android o iOS.
Con estas notificaciones, sabes cuándo alguien ha accedido a un documento compartido o cuando alguien comparte contigo un documento. Esta funcionalidad, junto con el informe de actividad integrado en las versiones para ordenadores con Windows harán que puedas colaborar con confianza con tus compañeros, ya que siempre tendrás constancia de qué sucede con tus documentos. Los usuarios también reciben notificaciones cuando los documentos son editados y Microsoft ha señalado que estas funcionalidades de notificaciones seguirán creciendo en el futuro para dar una mayor transparencia a los documentos compartidos.
Las notificaciones de documentos compartidos y editados están ahora disponibles en Word, Excel y PowerPoint en smartphones Android y Windows Mobile (para miembros del programa de pruebas Office Insider). En el caso de los móviles con iOS, las notificaciones de documentos compartidos y editados llegarán en los próximos meses, mientras que en el caso de los usuarios empresariales, las notificaciones llegarán a todas las plataformas en los próximos meses.
4.- Encuentra, abre y guarda documentos más fácilmente con las secciones “Compartidos conmigo” y “Carpetas recientes”
Ahora, dentro de Office 365 verás que se ha añadido la sección “Compartidos conmigo” en Word, Excel y PowerPoint. Del mismo modo que sucede en OneDrive, esta vista o sección te permite encontrar y abrir fácilmente documentos que otros hayan compartido contigo sin salir de la aplicación en la que estás trabajando.
También se ha añadido la sección carpetas recientes en la pestaña Reciente, de manera que te será más fácil navegar hacia el lugar correcto para encontrar y abrir o guardar los documentos que necesites.
La pestaña “Compartidos conmigo” está disponible en Word, Excel, PowerPoint en ordenadores Windows y Mac para todos los suscriptores de Office 365, así como en dispositivos iOS y Android, y llegará también en breve a dispositivos con Windows para móviles y tabletas pequeñas. La lista de carpetas recientes está disponible también en Word, Excel y PowerPoint en Windows para todos los suscriptores de Office 365 (de momento sólo para los miembros del programa de pruebas Office Insider).
